Quand on connait les solutions comme Webex, Adobe Connect, Centra ou encore celle citée dans le post Des outils collaboratifs à portée de main, il est tentant de s’économiser de nombreux kilomètres pour prospecter ou rencontrer ses clients.

Les e-meeting semblent de plus en plus souvent utilisés par les entreprises pour présenter leurs produits et services. L’objectif peut être d’adresser plus de monde, de s’affranchir des frontières territoriales ou tout simplement de réduire les coûts et de gagner du temps. Dans la pratique, les e-meeting ne permettent pas toujours de s’affranchir d’une réunion physique … mais ils permettent au minimum de mieux qualifier ces rendez-vous.

La capture d’écran ci-dessous résume bien le concept des e-meeting :

Les e-meeting sont organisés à travers un outil appelé “classe virtuelle”. Ces dernières années, ces outils se sont affranchis des difficultés d’installation dont ils ont longtemps souffert. Leur ergonomie s’est beaucoup améliorée, les offres commerciales se sont diversifiées et l’utilisation d’une classe virtuelle est maintenant à la portée de tous.

Afin de mieux percevoir ce que peuvent vous apporter ces outils, pourquoi ne pas commencer par les utiliser pour enrichir vos réunions téléphoniques ? Diffuser un diaporama ne peut qu’appuyer votre discours et utiliser ce type de solutions peut vous démarquer de vos concurrents.

Communication VoIP ou par téléphone ?

La majorité des classes virtuelles proposent des solutions de VoIP permettant de communiquer par casques et micros interposés. L’avantage est double :

• pas de frais de communication
• possibilité d’enregistrer les échanges synchronisés avec le partage d’écran

L’animateur devra par contre s’habituer aux caprices de la VoIP : un décalage variant sans cesse de 1 à 3 secondes.
Coté participant, l’utilisation de la VoIP nécessite une certaine aisance technique et une connexion internet de qualité. Afin d’ignorer ces deux contraintes, beaucoup font le choix de communiquer par téléphone.

Quel que soit votre choix, commencer la rencontre par un contact téléphonique permet d’accompagner les participants dans leur connexion au e-meeting et de s’assurer qu’ils ne manqueront pas le rendez-vous 😉 Si le nombre de participants le permet, je vous conseille vivement d’accompagner leur connexion par un contact téléphonique. De plus, en cas de problème technique, une liaison téléphonique représente une solution de secours. Beaucoup préférerons assumer les frais d’une communication téléphonique plutôt que d’annuler une de leurs prestations !

Le confort des participants est important. Par VoIP comme par téléphone, privilégiez l’utilisation d’un casque avec micro intégré. Le casque permet d’obtenir un meilleur confort (les deux mains libres) et une meilleure attention car les bruits extérieurs aux échanges sont amoindris.

Toutefois, au téléphone vous ne disposerez pas d’un enregistrement de vos rencontres … c’est dommage car il est très enrichissant de s’observer … et très utile aux participants de pouvoir la visionner !

Comment utiliser le chat ?

Le chat ne permet pas d’établir de réels échanges. Il est cependant pratique tout au long de la rencontre :

• pour vérifier que les participants entendent bien leur interlocuteur
• pour laisser les participants demander la parole (par défaut, seul l’orateur est audible)
• pour inciter les participants à poser des questions
• pour établir des communications privées (solliciter l’intervention d’un participant par exemple)

Lors d’un webinar regroupant de nombreux participants, il peut être judicieux de solliciter deux animateurs. L’un animera le webinar et l’autre se concentrera sur le chat : la communication sera ainsi fluide à l’oral comme à l’écrit !

Si il s’agit d’une rendez-vous avec un seul interlocuteur, le chat sera totalement inutile.

Comment utiliser le partage d’écran ?

Cette fonctionnalité permet de projeter le contenu de l’écran de l’animateur sur celui des participants. Les solutions techniques ont beaucoup évoluées ces dernières années – notamment grâce à la technologie Flash, le partage d’écran est une fonctionnalité que l’on rencontre de plus en plus souvent.

On distingue deux types de partage :

• la diffusion de diaporamas
• le partage d’applications où l’on partage soit tout son Bureau, soit juste un logiciel

La diffusion de diaporamas est une fonctionnalité démocratisée par les outils collaboratifs 2.0, l’utilisation d’un marqueur, l’importation d’un diaporama PowerPoint. Si cette seule fonctionnalité suffit à vos projets, je vous invite à découvrir vyew.com.

Lorsque vous partagez votre écran, privilégiez le partage d’une ou deux application et n’utilisez pas le partage du Bureau. Cela vous permettra notamment d’ouvrir un bloc-notes que les participants ne verront pas 😉 Par contre si vous demandez à un participant de partager son écran, activez le partage du Bureau. Vous aurez alors une vision globale qui permettra :

• d’identifier la présence d’un logiciel indésirable (monopolisant la bande passante par exemple)
• de vérifier que l’utilisateur n’est pas distrait par sa messagerie, un messenger ou autre !
• d’identifier certaines difficultés techniques (alertes de sécurité Windows,alerte des anti-virus)

Lorsque l’on utilise le partage d’applications pour présenter un logiciel et quelque soit la solution technique utilisée, un décalage de quelques secondes semble inévitable entre ce que montre l’émetteur et ce que voient ses interlocuteurs. Si au début du rendez-vous le décalage est dérisoire, au bout d’une vintaine de minutes, le décalage est souvent de plusieurs secondes. Le décalage est dépendant de la bande passante de chaque interlocuteur et n’est donc pas identique pour tous les participants. La disponibilité de la bande passante n’étant pas fixe, ce décalage va donc varier tout au long de l’animation.

Pour réduire et tenter d’annuler ce décalage, les classes virtuelles proposent de mettre le partage en pause ou de modifier la fréquence de rafraichissement des écrans. Il peut aussi être intéressant de couper le partage pour réinitialiser la connexion.

Comment utiliser la vidéo ?

Utiliser les échanges vidéos nécessitent que tous les participants disposent d’une connexion internet de qualité. Il est donc rarement réaliste de vouloir conserver la vidéo tout au long de la rencontre. Il est par contre bienvenu de l’utiliser rapidement au début du rendez-vous pour se présenter, et à la fin pour se quitter sur un visage humain.

Certaines rencontres nécessiteront l’utilisation intensive de la vidéo. Je vous conseille alors de bien valider chaque connexion internet qui sera utilisée ! A noter, la connexion ADSL personnelle d’un individu (à son domicile donc) est souvent meilleure que la connexion disponible sur son lieu de travail. En effet, si la qualité des connexions professionnelles est sans conteste la meilleure, elle est partagée avec un grand nombre d’utilisateur.

Entrainez-vous !

Si vous souhaitez vous préparer à l’animation d’un e-meeting, et que vous avez l’occasion de manipuler deux ordinateurs sur le même bureau, connectez-les à un webinar de test. Votre poste sera connecté en tant qu’animateur et le second en tant que participant. Entrainez-vous en regardant l’écran du participant, vous vous familiariserez ainsi facilement au décalage évoqué dans cet article.