L’étendue de la couverture ADSL en France permet aux entreprises comme aux particuliers de profiter fréquemment de la VoIP. Les box proposées par les Fournisseurs d’Accès à Internet (FAI) ont certainement beaucoup aidées à la démocratisation de cette technologie. Les casques avec micro intégré se vendent d’ailleurs en grande surface, souvent accompagnée de “minutes gratuites” pour promouvoir un messanger ou un autre.

Aujourd’hui, des services 2.0 permettent de déclencher des vidéo-conférences à la demande et l’on trouve même des classes virtuelles en accès libre et gratuit ! Le cadre d’utilisation dépasse donc le simple échange téléphonique en nous offrant de nouveaux supports de collaboration. Cependant, notamment lors de la première utilisation, on peut vite être deçu : qualité audio déplorable, long silence, coupure de service, écho et larsen, délai insupportable … La VoIP a besoin d’une bonne connexion à internet et d’une bande passante importante. Pour profiter de ces services, il faut donc prendre quelques précautions.

La qualité des échanges audio est une des clefs de l’efficacité de l’utilisation de ces solutions. Pour mettre toutes les chances de votre coté, il est intérréssant de prendre contact par téléphone pour accompagner la connexion des participants. Le téléphone a l’avantage d’être un outil familier. Il permet de rassurer les participants qui ne sont pas habitués à ces technologies et en cas de problème, les échanges audio peuvent être assurés par le téléphone.

Voici quelques conseils pour bénéficier d’une bonne qualité de communication.

• Utilisez un casque avec micro intégré. Cela permet d’éviter échos et larsen. Vous disposerez d’une télécommande pour couper le micro et régler le volume d’écoute. D’autre part, les personnes entrant dans votre bureau comprendront rapidement que vous êtes occupés et ne vous dérangeront pas 😉
• Ouvrez les ports de communication indiqués dans la notice de la solution que vous utilisez ! Pour exemple, Skype recommande le port 13269, Centra le 1709, Eluminate le 443 etc.
• Informez votre administrateur réseau des caractéristiques techniques de la solution sélectionnée. Il pourra ainsi vérifier que le paramétrage des proxis et autres installations ne vous posera pas de problème. Les entreprises qui disposent d’un service de Quality Of Service (QoS) pourront même définir un niveau de bande passante réservé à vos utilisations.
• Fermez les logiciels qui requièrent de la bande passante. Quittez votre logiciel de messagerie éléctronique , votre messagerie instantanée (Jabber, Skype, Wengo, Twitter, MSN) ; eteignez momentanément votre radio favorite ; fermez absolument les logiciels de téléchargement P2P et les logiciels de transfert FTP ! Un avantage connexe : vous ne serez pas dérangé par les incessantes notifications de ces logiciels 😉
• Testez votre qualité audio, vérifiez vos branchements ! Les classes virtuelles et logiciels de messagerie audio disposent souvent d’un assistant permettant de tester son casque. Un rapide test permet de vérifier que son casque et bien branché et que le micro fonctionne correctement.
• Coupez votre téléphone portable. Malgrès avoir entendu plusieurs fois des parasites apparemment lié à la proximité d’un téléphone portable, je ne crois pas qu’il y ai réellement d’incompatibilité technique. Mais c’est un bon prétexte pour s’obliger à l’eteindre et ne pas être dérangé 😀

Ces conseils sont valables pour tous les participants ! N’hésitez donc pas à commencer la rencontre par demander à chacun de lancer l’assistant audio.

Dans le cadre de l’utilisation des classes virtuelles, vous aurez besoin de beaucoup de bande passante. Il faut en effet assurer le partage vidéo, le partage audio et le partage d’application. Dans le menu Préférences de la classe virtuelle, vous trouverez la possibilité de définir la qualité du transfert vidéo et du partage d’écran. Si vous ne disposez pas de beaucoup de bande passante, définissez une faible vitesse de rafraichissement de l’écran et un faible nombre de couleur. Vous laisserez ainsi le maximum de bande passante pour la VoIP. Il peut même être nécessaire de couper la vidéo lorsque vous utilisez le partage d’écran.

Enfin, si vous réalisez une utilisation professionnelle de cette technologie et proposez, par exemple, des services à distance :

• Souscrivez à une seconde connexion internet. Ainsi, si la première tombe en panne, vous pourrez toujours utiliser la seconde. Il serait en effet dommage que vos interlocuteurs ne soient pas satisfaient de vos services pour une raison technique ! Pour une tranquillité absolue, vous pouvez installer un modem chargé de basculer automatiquement d’une connexion à une autre en cas de problème.
• Conseillez à vos clients d’installer une ligne ADSL dédiée à vos connexions. Il peut ainsi être nécessaire d’identifier dans les locaux de vos clients, un bureau dédié à vos échanges. Si cela peut, à priori, sembler contradictoire avec l’idée du service à distance, le fait de dédier une pièce permet aux utilisateurs de ne pas mélanger leurs différentes activités et de se concenter plus facilement. Ainsi, vous pouvez installez une salle de formation à distance chez votre client, en recommandant la mise à disposition d’une connexion internet dédiée. Le formateur animera ces cours de chez lui, mais les apprenants devront toujours se déplacer dans une salle dédiée à la formation.

La VoIP permet de rester en contact avec des personnes géographiquement isolées et de collaborer à un niveau international sans pour autant être impacté par des coûts de communication téléphonique importants. J’espère que ces conseils vous permettront de bénéficier pleinement de cette technologie !